在建设工程管理中，文控是其中很重要的一项工作，直接影响着工程建设监理公司工程作业过程中的效率。建设部检查从高到省到地方的行政主管部门检查，都把资料文控件检查列为重中之重。国家在《建设工程资料管理规程》、《建筑工程施工质量验收统一标准》等相关的规范书中已经做了规范规程，都有严格详细的规定。监理公司技术负责人负责牵头，对资料进行程序化管理，并将资料培训纳入日常工作中，可以迎接上级主管部门的各种检查；让工地有理、有据、有条不稳的程序化的项目管理；提高现场监理人员的资料管理水平。这样有条不絮，有力度，高质高量执行工作。
第一点： 资料目录表
按照国家、地方对监理资料的要求，制作监理资料检查明细表。可以列成表格，这个表格涵盖工地所有的资料内容。将表格里面的内容细化，几张纸，就可以涵盖所有的工地检查的内容要求，细化的表格里，可以将资料的一些全部覆盖其中。公司工程部按照这个表格，可以定期到现场进行针对性的检查。这个表格，前提是下发到所有项目监理部，项目部对照资料根据工程的进展情况进行自检，一条条对应进行自查。缺少什么资料，就补什么资料。由总监负责资料的管理工作，一些大工地都配有资料员，小工地则由负责资料的监理员来完成。过去我所在的一些公司，都采用了这样的管理模式，自己也做过几个公司的技术负责人，也亲自起草推行了一些这样的检查表格。
第二点：资料程序化
目前国家程序化管理已经纳入日常的建设管理当中，比如标准图集，比如各种标准。作为监理公司，可以将监理的一些文件进行系统的程序化。就像ISO贯标一样的程序，但是，贯标人员因为并不熟悉监理的行业，弄出的东西，其实并不适合我们监理的项目部检查。对于工程建设监理公司，可以针对自己公司的内部管理，将文件程序化的做出来。比如，监理规划、监理细则、监理质量各种评估报告等等，一些系列监理的文件，制作成范本，就像国家的范本合同一样，统一的一些标准通用文字，并里面空置一些各个工地针对性的条款，则留出空白。就像目前流行的建筑工地的系列安全软件一样，根据工地的具体情况，将针对性地填入。
第三点：项目监理台账
项目监理部成立初期，作为公司的检查，就要分清现场程序控制的管理资料和竣工备案时候的归档资料。工地会随着进展情况，逐步加人，又逐步撤人，项目监理部办公室也会随着工地的不断撤离几经辗转，很多资料到最后如果管理不善的话，就会遗失，很多是难以补救的，最后导致无法提供备案资料。因而，总监要高度重视这资料的管理。就要根据国家及地方档案馆的规定明细，提前在工地留置一套需要备案的资料，根据工地的具体情况，设置统一的台账。按照档案馆的要求，一项一项的落实。
第四点：内部资料管理
项目监理部，在总监的带领下，对资料应该经常自查，就是按照公司及国家、地方、规范等等有关文件，自查。分门别类地建立统计台账。这个各个公司，有自己的要求。譬如浙江省，就有《建设工程监理工作标准》，譬如宁波地区，就有《宁波市建筑工程资理管理规程用表》A、B、C类三类表格，很具体，很详细，按照该标准和指南，系统的整理归类，做好统计台账，就行了。那么，上级主管部门，大多是依据这样的规定，进行检查，这样，工地的资料管理，对现场，对上级的检查，都不会查出致命的问题，工地的管理依据这样的资料，也不会出现大的纰漏。公司级别的检查，只是起一个辅助的督促和强化的作用。
第五点：现场监理资料
工程从第一次工地例会开始，到竣工验收后的资料归入档案馆，是一个庞大的系统工程。这样的一个庞大的资料系统工程，是一点一点逐步完成的，有些是过程控制资料，有些是要纳入档案馆的。我们监理人，应该自豪，我们无论是总监还是专监，亦或是监理员，所签署的名字，在档案馆里，都是有年限的，长期保管、中期保管、短期保管。就像万里长城，有些砖都刻有名字，那是历史的记录。如今，档案馆里，有我们的名字，这名字虽说不是名垂千古，可也是责任重大。有些地区，还有将标牌刻好在小区中。如今，任何一个工程项目，都是终身制，签字后，档案馆里，很多资料，就会找到我们的名字，因此，资料管理这是个很严肃的事情，大意不得。
工程建设监理公司正常合理逻辑下从内到外，从大到细小节点的文件管控，所以很多公司要求做好5S的管控，利用整理、整顿、清洁、清扫、素养做到效率成本的提升。
